Ada respon yang terkadang salah menyikapi stimulus. Ketika Bos atau Atasan menanyakan kepada bawahan tentang suasana kerja di perusahaan. Jawaban yang muncul adalah, “Aman aman saja, tak ada masalah.” Jawaban, “Amana aman saja, tak ada masalah,” ini justru berbahaya dan bermasalah.
Kenapa? Kita coba analisa dulu kondisi tempat kerja. Dalam proses merealisasikan rencana atau visi menjadi kenyataan membutuhkan Perencanaan, Pengorganisasian, Controlling dan Directing. Ada Manusia, Metode, Alat, Biaya, Lingkunga. Dari siklus manajemen di atas saja penulis sering menemukan ketidak sesuaian antara target dengan harapana.
Ketika jawaban yang selalu dilontarkan kepada atasan, pelanggan atau kepada bawahan adalah tidak ada masalah. Sesungguhnya itulah masalahnya. Masalah terbesar kita adalah tidak tahu apa itu masalah. Hanya orang yang di kubur saja yang tidak menghadapi masalah.
Kita sebaiknya ber akrab ria dengan masalah, menjadi sahabat masalah dan mampu mengelola masalah. Tidak bisa lagi menutupi kekurangan dengan mengatakan kami baik baik saja. Aman lah pokoknya. Baik baik saja.
Apa ya itu masalah. Jawabnya sederhana. Pebedaan antara Target dengan Hasil. Selisih antara Harapan dengan kenyataan. Penyimpangan antara target dengan keinginan. Contoh, kita punya Target 1000 namun kenyataan yang dikerjakan hanya mampu 500 maka ada masalah sebanyak 500.
Kalau tidak memahami masalah akan melahirkan masalah baru. Contoh kesalahan redaksi tentang masalah adalah, “Banjir ini masalah yang selalu muncul saat musim hujan.” Dalam redaksi ini tak terlihat adanya gap antara target dengan realisasi. Beda halnya bila redaksinya dirubah sebagai berikut, “Toleransi ketinggian banjir adalah tiga puluh centi meter bila hujan turun 24 jam, namun kenyataannya ketinggian air mencapai satu meter. ”
Masalah harus terukur. Ada istilah yang paling cocok buat melakukan pengukuran. namnya adalah SMART. Spesifik, Measurable, Achievable, Responsibility, Time Table. Mengelola masalah tidak boleh dengan HOAX alias kabar bohong. Harus ada data yang kongret. Jangan terlalu percaya dengan apa yang dilihat. Karena penglihatan pun kadang menimbulkan ilusi. Cara efektif adalah lakukan pengukuran, data akurat.
Kalau tidak bisa diukur maka itu bukan masalah. Yang bisa diukur contohnya berat, biaya, frekuensi, cuaca, jarak. Hindari opini dalam mengelola masalah. Opini selain tidak akurat dan terukur juga rentan dengan penyimpangan persepsi dari orang pertama ke orang kedua. Jangan mau diperdaya oleh opini, isu dan rumor. Jangan sampai usia saja yang menua namun kelakuan masih kanak kanak. Sekarang banyak lho usia udah senja, jabatan tinggi namun mellow gara gara opini dan HOAX. He he he.
Saya suka mengatakan bahwa masalah tidak bisa diselesaikan dengan perhatian. Masalah sebaiknya diselesaikan dengan Matematika, Satatistik. Jangan menyelesaikan masalah dengan bunga, coklat, traktiran. Ha ha ha.
Nah kalau masalah sudah teridentifikasi tugas berikutnya adalah mencari akar masalah. Masalah sulit diselesaikan dengan baik bila gagal menemukan akar masalah.
Langkah berikutnya adalah menghilangkan DeWaADeM. Apa itu? DeWaADeM adalah singkatan dari Defect (cacat), Waste (Pemborosan), Accident (kecelakaan), Delay (Keterlambatan), Mistake (Kesalahan).
Menghilangkan DeWaADem itulah yang disebut dengan Mutu atau Quality. Kalau ingin disebut bermutu maka jangan memelihara masalah. Menghilangkan penyimpangan atau gap adalah tugas kita. Kita dikategorikan sebagai pekerja berkualitas bila mampu menghilangkan penyimpangan. Salam.